📜 Descrição

O App Conhecimento recebe o novo Cofre de Documentos, um ambiente dedicado ao armazenamento, organização, proteção e compartilhamento de documentos da operação. Disponível nos planos Pro e One, o recurso permite centralizar arquivos PDF e DOCX dentro da Desk Manager e administrar não apenas onde esses conteúdos ficam armazenados, mas também quem pode acessá-los e como estão sendo consumidos.

O acesso é realizado no App Conhecimento > Lançamentos > Cofre de Documentos. A Biblioteca de conteúdo organiza os materiais entre Pastas da Equipe e Pastas Pessoais, permitindo estruturar documentos de acordo com sua finalidade. Também é possível criar pastas dentro de outras pastas, construindo uma hierarquia de conteúdos para representar áreas, processos, equipes ou outros modelos de organização adotados pela operação.

Cada pasta possui sua própria configuração de acesso e, durante a criação de subpastas, as permissões da pasta superior são inicialmente herdadas e podem ser revisadas pelo operador. Administradores mantêm acesso aos conteúdos da plataforma inclusive quando uma pasta ou documento utiliza uma modalidade restritiva, garantindo a capacidade de gestão e auditoria do ambiente.

Ao adicionar um documento, o operador pode realizar o upload de arquivos PDF ou DOCX de até 500 MB e definir informações como Título, Tags e Permissão. Dependendo do cenário de compartilhamento, também estão disponíveis recursos como senha, URL personalizada, expiração do link, exigência de e-mail, validação do e-mail por código, restrição por domínio, marca d'água e permissão de download.

O Cofre de Documentos também permite acompanhar o consumo dos materiais publicados. As áreas de Atividade, Desempenho e Uso apresentam informações sobre os acessos, origem dos visitantes, progressão da leitura e tempo de permanência. Já o Log registra ações administrativas e eventos relacionados ao documento, oferecendo rastreabilidade para a gestão do conteúdo.

Com essa entrega, o App Conhecimento amplia sua atuação para além das Bases de Conhecimento, Clips e Gravações, adicionando uma estrutura própria para distribuição controlada e acompanhamento de documentos dentro da Desk Manager.

✍ Notas

• Pastas da Equipe e Pastas Pessoais
O Cofre separa conteúdos colaborativos daqueles destinados à organização individual de cada operador, mantendo diferentes contextos dentro da mesma Biblioteca de conteúdo.

• Hierarquia de Pastas
É possível criar pastas e subpastas, permitindo organizar documentos em diferentes níveis conforme a estrutura adotada pela operação.

• Permissões de Acesso
Pastas e documentos podem possuir diferentes modalidades de visibilidade, contemplando conteúdo restrito, acesso por grupo principal, acesso público e compartilhamentos destinados a operadores ou solicitantes autenticados.

• Gestão Administrativa
Administradores conseguem acessar conteúdos restritos para fins de administração da plataforma. Esses acessos também podem ser registrados para auditoria.

• Upload de PDF e DOCX
Na primeira versão do recurso, podem ser armazenados documentos nos formatos PDF e DOCX, com limite de até 500 MB por arquivo.

• Título e Tags
Durante o envio, a plataforma sugere um título com base no arquivo carregado e permite cadastrar Tags para apoiar a organização e localização do conteúdo.

• Compartilhamento por Link
Documentos configurados para compartilhamento podem possuir um link próprio, inclusive com possibilidade de definição de URL personalizada.

• Proteção por Senha
O acesso ao documento pode exigir uma senha definida pelo responsável pelo conteúdo.

• Expiração do Link
É possível definir data e horário limite para o compartilhamento, impedindo novos acessos pelo link após o período configurado.

• Identificação por E-mail
O acesso externo pode exigir que o visitante informe seu e-mail antes de visualizar o documento.

• Validação por Código
Quando habilitada, a plataforma envia um código ao e-mail informado e somente libera o documento após a validação correta.

• Domínios Permitidos
O compartilhamento pode ser limitado a determinados domínios de e-mail, permitindo controlar quais organizações podem acessar o conteúdo.

• Marca d'Água
Documentos podem utilizar identificação em marca d'água durante a visualização, utilizando informações do visitante quando disponíveis.

• Controle de Download
O responsável pelo documento pode determinar se o arquivo poderá ou não ser baixado, respeitando as demais regras de proteção configuradas.

• Atualização sem Recarregar a Página
A opção Atualizar recarrega as informações da Biblioteca ou do documento sem exigir um novo carregamento completo da página, preservando o contexto de navegação.

• Substituição de Arquivo
Um documento existente pode ter seu arquivo substituído sem alterar o link de compartilhamento e sem reiniciar o histórico de consumo já registrado.

• Armazenamento Compartilhado
Os arquivos armazenados no Cofre consomem o armazenamento disponível conforme o plano contratado, compartilhando esse limite com Clips e Gravações.

💡 Caso de uso

• Central de Documentos Operacionais
Procedimentos, manuais, apresentações e outros materiais da operação podem ser organizados em uma estrutura de pastas e subpastas, reduzindo a dependência de ferramentas externas para armazenamento e distribuição.

• Documentos Internos de Equipe
Uma área pode manter materiais em Pastas da Equipe e utilizar permissões para controlar quais operadores conseguem acessar documentos específicos.

• Documentos Pessoais
Operadores podem utilizar Pastas Pessoais para organizar conteúdos individuais, mantendo-os separados da estrutura colaborativa da equipe.

• Compartilhamento Seguro com Público Externo
Um documento pode ser disponibilizado por link para alguém que não possui acesso como operador ou solicitante. Nesse cenário, podem ser combinados controles como senha, expiração, identificação por e-mail, validação por código e restrição de domínio.

• Distribuição de Documentação para Clientes
Materiais que precisam ser disponibilizados a solicitantes podem utilizar modalidades de acesso específicas para usuários autenticados, mantendo o conteúdo centralizado no App Conhecimento.

• Proteção de Conteúdo Sensível
Documentos que exigem maior controle podem utilizar identificação por e-mail e marca d'água, ajudando a identificar o contexto em que determinado conteúdo foi visualizado.

• Mensuração de Engajamento
Após disponibilizar um manual ou material de treinamento, o responsável pode consultar quantas páginas foram visualizadas e quanto tempo os visitantes permaneceram em cada parte do documento.

• Melhoria Contínua do Conhecimento
As informações de Uso e Desempenho ajudam a identificar páginas pouco consumidas ou trechos que concentram maior tempo de leitura, oferecendo dados para revisão e evolução dos materiais.

• Auditoria de Documentos
As informações de Atividade e Log podem ser utilizadas para consultar acessos e ações administrativas, apoiando processos de governança e Segurança da Informação.

• Gestão do Conhecimento baseada em dados
O Cofre complementa as demais ferramentas do App Conhecimento ao unir armazenamento, distribuição e mensuração do consumo, aproximando a gestão documental das práticas de Gerenciamento de Conhecimento, Medição e Relatórios e Melhoria Contínua.

📦 Plano

Disponível para os planos Pro e One. 

🎞️ Vídeo

Segue o link para o vídeo explicativo da nova funcionalidade.

💲 Valores

Não haverá adição de valores.

🔢 Código do Recurso

#56761